Tratamiento de seguridad de la información

Seguridad de Occidente Ltda, NIT 891.303.786-4, con domicilio en la ciudad de Cali, con sede principal en la Calle 34 Norte # 2 Bis-86, número telefónico (2) 386 52 62, siendo una empresa consciente y comprometida con el cumplimiento de la legislación nacional en cuanto a la protección de la privacidad y la protección de toda información que pueda asociarse o relacionarse con personas naturales determinadas o determinables (los “Datos Personales“), a la cual tenemos acceso en el desarrollo de nuestra actividad comercial. En este sentido, se protegen los datos personales que la Compañía pueda llegar a recibir, recolectar, acceder, utilizar y/o transferir. Incluyen el nombre, datos de identificación y de contacto de personas naturales, correo electrónico, teléfono y otros datos que se relacionen con el consumo de productos de la Compañía,  se informa quién es el encargado dentro de la Compañía de atender las consultas, preguntas, reclamos y quejas y cuáles son los derechos de los titulares de los datos,  las finalidades y los Tratamientos a los cuales se someterán los datos personales.

Los Datos Personales que la Compañía pueda llegar a recibir, recolectar, acceder, utilizar y/o transferir incluyen el nombre, datos de identificación y de contacto de personas naturales, correo electrónico, teléfono y otros datos que se relacionen con los servicios ofrecidos por la empresa.

Esta Política se aplicará a todo Tratamiento de Datos Personales ocurrido en el territorio colombiano por parte de la Compañía, sus empleados y, en lo que corresponda, por aquellos terceros con los que la Compañía acuerde en todo o en parte la realización de cualquier actividad relativa o relacionada con el Tratamiento de Datos Personales de los cuales la Compañía es responsable.

Además, se aplicará a los terceros con quienes la Compañía eventualmente suscriba contratos de transferencia de Datos Personales, con el fin de que tales terceras personas conozcan las obligaciones que les aplicarán cuando traten Datos Personales por cuenta de la Compañía.

Usos de la información y tratamiento

La Compañía, en el desarrollo de sus actividades comerciales, recolectará, utilizará, almacenará, transmitirá, transferirá y realizará diversas operaciones con los Datos Personales. De acuerdo con lo anterior, los Datos Personales Tratados por la Compañía deberán someterse únicamente a las finalidades que se señalan a continuación. Así mismo, los Encargados o terceros que tengan acceso a los Datos Personales por virtud de Ley o contrato, mantendrán el Tratamiento dentro de las siguientes finalidades:

  • Gestionar toda la información necesaria para el cumplimiento de las obligaciones tributarias y de registros comerciales, corporativos y contables de la Compañía.
  • Cumplir con los procesos internos de la Compañía en materia de administración de proveedores y contratistas.
  • Entregar información a terceros para evaluación de asociados de negocios
  • Cumplir los contratos de servicios celebrados con los clientes.
  • Prestar sus servicios, de acuerdo con las necesidades particulares de los clientes y/o proveedores de la Compañía.
  • Realizar actividades de mercadeo y/o comercialización de nuevos servicios o productos.
  • El proceso de archivo, de actualización de sistemas, de protección y de custodia de información y bases de datos de la Compañía.
  • Procesos al interior de la Compañía con fines de desarrollo, operación y/o de administración de sistemas. 
  • Enviar información y ofertas comerciales
  • Enviar archivos con información de datos médicos cuando así lo exijan los procedimientos internos de la empresa.
  • La transmisión de datos personales a terceros con los cuales se hayan celebrado contratos con este objeto, para fines comerciales, administrativos y/o operativos.
  • Mantener y procesar, por computadora u otros medios, cualquier tipo de información relacionada con el negocio del cliente, con el fin de brindar los servicios pertinentes.
  • La administración del recurso humano de la Compañía, incluyendo pero sin limitarse a la vinculación laboral a la Compañía, procesos de capacitación, realización de evaluación del desempeño, adelantar programas de bienestar social y seguridad y salud en el trabajo, expedición de certificaciones laborales, suministro de referencias laborales en caso de ser solicitadas y pago de nómina.
  • Realizar el análisis para el control y la prevención del fraude y de lavado de activos, incluyendo pero sin limitarse a la consulta y reporte a listas restrictivas y a centrales de información de riesgos financieros.
  • Complementar la información y, en general, adelantar las actividades necesarias para gestionar las solicitudes, quejas y reclamos presentados por los clientes de la Compañía y por terceros, y direccionarlas a las áreas responsables de emitir las respuestas correspondientes.
  • Verificar información jurídica, financiera y técnica en procesos contractuales que adelante la Compañía o terceros.
  • Procesos al interior de la Compañía, con fines de desarrollo operativo y/o de administración de sistemas. 
  • Las demás finalidades que determinen los Responsables en procesos de obtención de Datos Personales para su Tratamiento, con el fin de dar cumplimiento a las obligaciones legales y regulatorias, así como a las políticas de la Compañía.
  • Adelantar campañas de actualización de datos.

Derechos de los titulares de los datos:

Los Titulares podrán ejercer sus derechos de Ley y realizar los procedimientos establecidos en esta Política mediante la presentación de su cédula de ciudadanía o documento de identificación original. Los Titulares tienen los siguientes derechos:

  • Solicitar prueba de la Autorización otorgada a la Compañía, salvo que la Ley indique que dicha Autorización no es necesaria o que la misma haya sido validada
  • Conocer, actualizar y rectificar sus Datos Personales frente a la Compañía o los Encargados. Este derecho se podrá ejercer, entre otros, frente a Datos Personales parciales, inexactos, incompletos, haya sido autorizado.
  • Presentar solicitudes ante la Compañía o el Encargado respecto del uso que le ha dado a sus Datos Personales, y a que éstas le entreguen tal información.
  • Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio, y la Superintendencia de Vigilancia y seguridad privada,  quejas por infracciones a la Ley.
  • Revocar su Autorización y/o solicitar la supresión de sus Datos Personales de las Bases de Datos de la Compañía, siempre y cuando no exista un deber legal o una obligación de carácter contractual en cabeza del Titular con la Compañía, según la cual el Titular no tenga el derecho de solicitar la supresión de sus Datos Personales o revocar su Autorización para el Tratamiento de los mismos. Si no hay un deber legal o contractual y la Compañía no ha suprimido los Datos Personales del Titular de sus Bases de Datos o no ha revocado la autorización de quien está legitimado para revocarla dentro del término legal para ello, el Titular podrá acudir a la Superintendencia de Industria y Comercio para que exija la revocación de la autorización y/o la supresión de los Datos Personales.
  • Solicitar acceso y acceder en forma gratuita a sus Datos Personales que hayan sido objeto de Tratamiento.

Datos Sensibles

La Compañía no tratará Datos Sensibles, a menos que el Titular otorgue su consentimiento libre, expreso, informado y previo para autorizar el Tratamiento de los Datos Personales. Este consentimiento es facultativo. Las actividades comerciales y de mercadeo de la Compañía no se condicionarán a la obtención de los Datos Sensibles, a menos que haya un deber legal de suministrar ese tipo de datos.

Área de Protección de Datos Personales

La Compañía ha encargado al área de servicio al cliente como  área responsable de la recepción y atención de peticiones, quejas, reclamos y consultas de todo tipo relacionadas con Datos Personales. Esta área de manera específica tramitará las consultas y reclamaciones en materia de Datos Personales de conformidad con la Ley y esta Política. Algunas de las funciones particulares de esta área en relación con Datos Personales son:

  • Atender y recibir todas las solicitudes de los Titulares, tramitar y responder aquellas que tengan fundamento en la Ley o estas Políticas
  • Dar respuesta a los Titulares sobre aquellas solicitudes que no procedan de acuerdo con la Ley.

Los datos de contacto del área de atención al cliente son:

Dirección: Calle 34 Norte # 2 Bis-86                 
Dirección electrónica: PROTECCIONDEDATOSPERSONALES@OCCIDENTESP.COM.CO                               
Teléfono: (2) 641 06 41 Ext 118                                              
Cargo de la persona de contacto: Jefe de Servicio al Cliente y Comunicaciones Corporativas

Aprobado

JUAN CARLOS ESTRADA GALINDO
REPRESENTANTE LEGAL
Vigente desde:  05-07-2016

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